Membangun sebuah CMDB

CMDB atau Configuration Management Database merupakan sebuah repository strategis yang digunakan oleh lintas bagian didalam perusahaan. Tidak hanya IT, tetapi juga bisnis, customer dan vendor memiliki kepentingan terhadap data CMDB. Dalam artikel terpisah saya sempat membahas mengenai perbedaan antara Configuration Management, Inventory Management dan Asset Management. Dari ketiga jenis proses manajemen yang berhubungan dengan barang-barang IT tersebut, Configuration Management lebih menonjolkan sisi relationship diantara komponen-komponen IT atau disebut juga Configuration Item (CI).

Nilai strategis dari CMDB dapat diperoleh apabila sebagian atau seluruh CI dapat dipetakan kedalam sebuah CMDB yang dapat menggambarkan relasi dan hubungan antar CI. CMDB dapat membantu perusahaan dan organisasi IT dalam pengelolaan komponen-komponen infrastruktur, diantaranya :

1. Melakukan assessment terhadap impact dari perubahan yang akan dilakukan (Change Request/RFC)
2. Mengetahui komponen apa yang terpengaruh oleh sebuah incident termasuk lokasi, pengguna, dan komponen lain yang dapat terkena dampak
3. Mengetahui sebagian atau seluruh infrastruktur yang terlibat dalam layanan bisnis perusahaan
4. Pengambilan keputusan manajemen
5. dll.

Namun demikian, pembuatan CMDB tidaklah semudah membangun sebuah database dan mengisi database tersebut dengan data. Hal-hal berikut ini perlu diperhatikan dalam pembuatan CMDB, terutama bagi perusahaan dan organisasi yang memiliki layanan yang banyak serta didukung oleh infrastruktur dalam jumlah besar:

• Mendapatkan komitmen dan dukungan dari Manajemen, apabila memungkinkan bukan hanya dukungan dari Manajemen IT tetapi juga dari Manajemen Bisnis
• Mendapatkan komitmen dan bersama-sama dengan pemilik data, pengguna data serta penanggungjawab data dalam menjaga validitas, akurasi serta kemutakhiran data
• Dilakukan dalam beberapa fase untuk mencegah pengumpulan, populasi dan pengelolaan data yang terlalu besar dalam satu waktu
• Setiap perubahan data yang terdapat dalam CMDB, harus dikelola melalui Change Request (Request for Change – RFC). Dengan demikian setiap terjadi perubahan, seluruh bagian yang berkepentingan terhadap data mengetahui terjadinya perubahan. Oleh karena itu proses Change Management dan Configuration Management harus terlebih dahulu atau bersama-sama diimplementasikan dengan pembuatan CMDB
• Setelah proses implementasi, harus dibuat sebuah mekanisme Internal Audit (setiap 3 atau 6 bulan) untuk menjaga agar discrepancy data antara CMDB, RFC serta data fisik tidak terlalu besar
• Memilih perangkat yang tepat dalam mengelola CMDB dan proses-proses ITSM lainnya (Incident Management, Problem Management, Service Level Management, Change Management, Release Management, Availability Management, Capacity Management, IT Service Continuity Management, Financial Management for IT, serta Service Desk)

CMDB serta proses ITSM lainnya yang merupakan bagian dari framework ITIL menarik perhatian serta mampu membangkitkan awareness para peserta yang hadir dalam sebuah event yang diselenggarakan oleh sebuah perusahaan IT terkemuka. Peserta yang hadir merupakan jajaran manajemen IT dari berbagai perusahaan yang bergerak diberbagai industri dan sektor, seperti Bank, Manufaktur, Telko, Oil & Gas serta Pemerintahan.